Selain handphone dan chatting, e-mail merupakan salah satu sarana yang dapat digunakan untuk menjalin komunikasi. Memang, dengan e-mail pengirim dan penerima tidak dapat melakukannya dalam waktu yang bersamaan, namun e-mail tetap dianggap sebagai sarana komunikasi yang lebih cepat dibandingkan dengan surat. Seseorang dapat mengirimkan kabarnya kepada orang lain yang berada berjauhan dengan e-mail dalam waktu yang relative cepat dan murah. Bandingkan dengan mengirim surat dengan pos biasa. Pada dasarnya, prinsip-prinsip mengirimkan e-mail sama dengan menulis surat biasa antara lain sebagai berikut:
1. Alamat e-mail
Pertimbangkan berbagai faktor untuk membuat nama e-mail Anda. Penulisan nama e-mail yang terkesan funky dan cool memang boleh-boleh saja, namun jika Anda ingin mempergunakannya di lingkungan kantor atau akademis, lebih baik gunakan nama Anda sebagai nama e-mail. Hal ini bertujuan untuk memudahkan penerima mengetahui dari mana sebuah e-mail berasal.
2. Penulisan Subjek
Subjek surat sama dengan judul sebuah buku, pastikan Anda menulis subjek dengan jelas agar penerima dapat mengetahui maksud dan tujaun surat Anda. Tentunya Anda tidak ingin surat Anda diabaikan hanya karena pengirim menganggap surat Anda tidak terlalu penting. Sesuaikan subjek dengan isi surat, jika Anda terlalu sering mengirimkan surat dengan subjek yang tidak menggambarkan surat Anda, jangan salahkan penerima jika suatu saat mereka mengabaikan surat Anda.
3. Tujuan
Salah satu keuntungan mengirim e-mail adalah, Anda dapat mengirimkan e-mail Anda ke banyak orang. Pastikan alamat penerima surat Anda benar. Perhatikan penulisan nama e-mail maupun karakter khusus lainnya, jangan sampai e-mail Anda tidak sampai hanya karena Anda salah menuliskan titik dengan koma.
Jika Anda memiliki jaringan yang luas dan ingin mengirim e-mail ke banyak orang, pastikan Anda tidak melakukan penyebaran alamat e-mail. Pengirimaan e-mail dengan mengetikkan sederetan alamat e-mail ke daftar penerima, menyebabkan teman Anda dapat melihat kemana saja Anda mengirimkan e-mail Anda. Mungkin teman Anda tidak ingin alamat e-mailnya diketahui orang lain selain Anda dan teman-temannya. Oleh karena itu, gunakan fasilitas BCC. Dengan fasilitas ini, Anda dapat mengirimkan e-mail Anda ke semua teman Anda, namun teman Anda hanya dapat melihat alamat e-mail Anda dan dia sendiri.
4. Isi
Perhatikan isi dari e-mail Anda, sesuaikan cara berbahasa Anda dengan orang yang akan menerima e-mail. Gunakan bahasa sehari-hari dan kasual jika Anda mengirim e-mail kepada teman Anda. Namun gunakan bahasa yang lebih formal dan hormat jika Anda mengirimkan e-mail kepada guru atau atasan Anda. Sertakan juga salam pembuka dan salam penutup serta beberapa patah kata untuk memberitahu penerima tentang maksud dan tujuan surat Anda. Walaupun Anda hanya akan mengirimkan file attachment, sebaiknya jangan mengirimkan e-mail dengan body kosong.
Anda tentunya masih ingat dengan Kasus Prita?
Kasus yang sempat membikin heboh masyarakat ini disebabkan kelalaian Prita yang menuliskan keluh-kesahnya terhadap sebuah rumah sakit swasta ke dalam mailing list. E-mail yang ditulis oleh Prita ini pun beredar dari satu mailist ke mailist lain. Tentu saja, pihak rumah sakit yang namanya disebutkan oleh Prita menganggap hal ini sebagai pencemaran nama baik. Akibatnya, Prita sempat masuk bui selama beberapa bulan dan menjalani segala macam proses persidangan.
Anda tentunya tidak ingin hal seperti itu terjadi kepada Anda. Oleh karena itu, hindari penulisan e-mail yang bersifat penghinaan, menjatuhkan nama baik seseorang atau SARA. Walaupun Anda hanya bermaksud untuk ‘curhat’, namun e-mail Anda dapat menjadi bukti tertulis seperti yang dialami oleh Prita.
5. Attachment
Jika Anda ingin menyisipkan sebuah file dan mengirimkannya, usahakan ukuran file tersebut jangan terlalu besar. Selain memakan waktu yang lama dalam proses download, kemungkinan terjadi gagal download juga cukup besar apabila koneksi internet penerima tidak mendukung. Hal ini tentu akan sangat disayangkan apabila Anda mengirim file yang sangat penting. Jika file tersebut memang sangat penting dan besar, pecah file tersebut ke dalam beberapa bagian sehingga memungkinkan untuk didownload.
No comments:
Post a Comment